Harvey's Guide to Lead - Decision Making

Một trong những thứ mình không thích nhất là khi nhân viên hay một bạn mình lead yêu cầu mình ra quyết định cho một cái gì đó, thường là cái gì đó khó. Không thích nhất có lẽ là từ chưa thích hợp, thất vọng có lẽ sẽ đúng hơn. Để mình giải thích.

1. Trước hết là context, mình hay làm việc nhiều với lead và quản lý, nhưng vấn đề này vẫn áp dụng cho tất cả những ai mình lead, bất kể level.
   

2. Thứ 2 là mình hiểu rõ vai trò của mình là người chịu trách nhiệm cuối cùng và là người ra quyết định cuối cùng đặc biệt là cho những quyết định có tính chất rủi ro cao và phức tạp.
   

3. Thứ 3 là mình hiểu rõ mình cũng là người có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm hơn các bạn trẻ do thời gian làm việc và va chạm lâu hơn, điều này cho mình những lợi thế nhất định khi ra quyết định và thường các quyết định sẽ có độ chính xác và hiệu quả cao hơn.

Là vậy tuy nhiên cả 3 gộp lại vẫn không làm mất đi cảm giác không thoải mái và thất vọng khi một lead nào đó yêu cầu mình ra quyết định cho bạn ấy.

Cho hầu hết tất cả những người làm quản lý, một trong những cái khó nhất chắc là giúp cho nhân viên của mình có thể ra quyết định và chịu trách nhiệm trên các quyết định đó - khác biệt so với việc ai cũng ngồi im rồi lead bảo gì thì bắt đầu làm đó. Bản thân mình cũng vậy, thường mình sẽ ít ra quyết định trừ khi không có lựa chọn nào khác. Còn lại thì mình thường dùng mọi cách có thể để các bạn lead có thể lead và ra quyết định. Đây là những cách mình hay làm khi có một vấn đề khó và cần make decision:

Hỏi. Mình hỏi rất nhiều, bất kể kinh nghiệm hay kiến thức của mình thế nào mình cũng sẽ hỏi rất nhiều. Đây đều là những câu hỏi honest với mục đích đơn giản là mong các bạn educate mình về vấn đề đang có - vì có giỏi như thế nào đi chăng nữa, mình không nghĩ có ai đó sẽ có thể ra quyết định tốt nếu không hiểu rõ về vấn đề. Mục tiêu phụ là để hiểu (cho mình), mục tiêu thứ 2 là để hiểu (cho các bạn lead). Trong rất nhiều trường hợp các bạn không ra được quyết định là do các bạn chưa hiểu rõ hay chưa cân nhắc được nhiều khía cạnh của vấn đề, bằng cách trả lời các câu hỏi này các bạn sẽ thấy thêm những gì cần thấy và trong nhiều trường hợp các bạn cũng tự tìm ra được câu trả lời trong suốt quá trình hỏi đáp này. Điều này dẫn tới cái thứ 2:

Là các bạn chính là người ra quyết định. Bằng cách hỏi đáp qua lại một cách có chủ đích, các bạn tiến dần đến các kết luận cuối cùng, phần còn lại của mình là đồng ý và support các bạn. Ví dụ như sau:

"Mình cần mời anh A làm speaker vì anh ấy rất nổi tiếng và có nhiều người followers" - bạn lead chia sẻ

"Cũng có lý, nhưng sau khi trao đổi em thấy anh ấy như thế nào? Có thân thiện, hoà nhã hay mắc bệnh ngôi sao? Và đặc biệt là suy nghĩ của anh ta có critical có clear không vì chương trình của mình là về logical và clear thinking" - mình nói

"Oh, như vậy em nghĩ anh B sẽ thích hợp hơn. Ảnh không quá nổi bật nhưng tất cả những người biết ảnh đều khen là ảnh rất thông minh, suy nghĩ có logic và có khả năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả cho người khác hiểu." - bạn lập luận

"Right, make sense - good catch" - mình đồng ý

Vai trò của mình là support các bạn, phần còn lại và phần chính là các bạn tự make cái case và reasoning của bạn các bạn, và như vậy các bạn chính là người ra quyết định cuối cùng. Mình sẽ thường gợi mở 1 vài điểm tricky của các tình huống, các cái khó trong dynamic giữa con người và con người và đó là đủ để các bạn tư duy và ra quyết định. Làm cái này không dễ như mình diễn tả, nhưng nó đáng, đáng để cố gắng và đáng đến từng phút (những bạn từng làm việc với mình chắc đều sẽ feel được là các bạn sẽ không bao giờ có được decision từ mình ngay lần đầu :D cái gì cũng có lý do của nó he).

Cái challenge nhất khi làm những cái này là khả năng lắng nghe, kiên nhẫn và quan tâm. Trong một thời đại mà ai cũng có thể cầm điện thoại, laptop vào meeting và mất tập trung vì phải check một tin nhắn trên facebook thì sự tập trung của một người lead cho các bạn đối diện là cần thiết. Còn trong trường hợp meeting online, leaders - have your camera on, lắng nghe, hỏi những câu hỏi cần thiết và kiên nhẫn cho đến khi các bạn có thể trả lời và ra quyết định và cũng là để các bạn ấy biết ít nhất là có 1 người đủ quan tâm.

Cho những quyết định cực kỳ khó và trao đổi qua lại vẫn chưa ra, mình thường ngừng lại, buy time và quay lại vấn đề gốc rồi lại redirect questions lần nữa (có thể là từ những góc độ khác). Mình thực sự rất nghiêm túc khi nói là mình sẽ làm mọi cách để các bạn có thể tự ra quyết định và tự chịu trách nhiệm cho quyết định của các bạn. Và thường những quyết định khó như vầy sẽ rơi vào những tình huống khủng hoảng, và chúng ta, không bao giờ nên lãng-phí-một-cái-khủng-hoảng!

Lý do tại sao mình cố gắng làm vậy? vì khủng hoảng hay các quyết định khó đều chứa rất nhiều kinh nghiệm quý giá mà chúng ta sẽ khó có thể đọc được ở đâu khác. Cho một quyết định khó chúng ta cần chuẩn bị rất nhiều thứ, như là dữ liệu, reasoning, con người, áp lực, politics, cảm xúc, lợi ích etc. rồi chúng ta nén tất cả vào 45 hay 60p để ra một cái decision. Cho nên nó khó, và vì nó khó nên chúng ta sẽ nhận ra và tích luỹ được nhiều thứ, rất nhiều thứ. Mình dành rất nhiều thời gian để thuyết phục và hỗ trợ các bạn ra quyết định là vì vậy.

Trong nhiều bài viết của mình, mình có viết là điều mình cảm thấy hạnh phúc nhất khi lead một team là thấy các bạn tự làm, tự ra các quyết định và execute thành công mà không có mình. Ngược lại thì mình thấy thất vọng khi các bạn yêu cầu mình ra quyết định mà chưa suy nghĩ hay problem solving nó, nhưng thất vọng không phải là dành cho các bạn mà là dành cho chính bản thân mình vì mục tiêu chính của mình khi lead là sự phát triển của các bạn, là để mình chuyển giao hết kiến thức và kinh nghiệm của mình cho các bạn. Và nếu mình không thể giúp các bạn có thể ra được những quyết định tốt và critical, mình đã fail một trong những mục tiêu quan trọng nhất của một người lead. Nên là thất vọng.

Cái khó nhất mà một người leader có thể chỉ cho những người mà họ lead có lẽ là cách để những người đó có thể làm tốt tất cả mọi thứ mà không cần họ, ha.

Better system + less friction = good work

Một cách tốt để không làm cái gì đó là làm cho nó trở nên thật khó để làm. Ví dụ như nếu không muốn vừa đi làm về lại cầm điện thoại ngay thì mang điện thoại để thật xa, hoặc bỏ vào tủ khóa lại rồi chắn nó bằng nhiều thứ thật nặng. Quy trình này đủ mệt mỏi để nghĩ tới chuyện sẽ cầm điện thoại online suốt. 1 ví dụ khác là có người sáng tạo ra cái app mà không cho chúng ta bấm snooz nếu chúng ta không giải được 1 bài toán, genius.

Một cách tốt có thể giúp chúng ta làm những thứ mà nhiều khi chúng ta không muốn làm là làm cho nó thật hấp dẫn và dễ để làm. Thật hấp dẫn thì sẽ liên quan đến phần thưởng, cho dù là hữu hình hay vô hình, còn dễ để làm thì liên quan đến sự thuận tiện hay dễ dàng. Ví dụ như xưa mình viết journal, mình không viết trong sổ mà viết trên từng tờ A4 khác nhau mỗi ngày, vì cho dù là nhỏ nhưng việc phải mở cuốn sổ, tìm trang trống và bắt đầu viết cũng sẽ tạo friction. Gần như là bản năng của con người, hễ cái gì dễ và đơn giản là chúng ta sẽ làm.

Khi nói chuyện với nhiều người và được nghe các bạn chia sẻ về những thứ các bạn muốn làm nhưng không làm được và những thứ các bạn không muốn làm nhưng không bỏ được, mình khẳng định luôn không phải là do các bạn dở mà là các bạn đang sử dụng những system không tốt và khả năng cao là các bạn đang thiết kế cuộc sống và cách thức các bạn làm mọi thứ chưa tốt. Chúng ta sẽ muốn thiết kế cuộc sống cho phiên bản kém thông minh nhất, kém hiệu quả nhất và kém ý thức nhất của chúng ta, hay thậm chí là phiên bản stupid nhất nữa. Rồi sau đó khi làm được chúng ta sẽ cải thiện dần và phát triển tới những cái khó hơn. Đó là những cái mình làm để có thể làm mọi thứ một cách dễ hơn, tấm bìa của một cuốn sổ dù mỏng nhưng vẫn ít nhiều tạo ra friction cho việc viết, bỏ bớt friction thì mọi thứ luôn dễ thở hơn, ha.

Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential by Tiago Forte

3 Most Important Lessons from the Book:

Lesson 1: The Importance of Capturing and Organizing Information

One of the key lessons from "Building a Second Brain" is the importance of capturing and organizing information. Forte emphasizes that our minds are not designed to store and recall vast amounts of information, and by relying solely on our memories, we limit our creative potential. He says, "The purpose of a second brain is to create a reliable and accessible external system to organize an infinite amount of digital information and knowledge."

By creating a system to capture and organize information, we free up mental space and can focus on higher-level thinking and creativity. This allows us to make connections between ideas and access relevant information when we need it. Forte provides practical strategies for capturing and organizing information, such as using digital tools like note-taking apps and creating a tagging system to easily retrieve information.

Lesson 2: The Power of Progressive Summarization

Progressive Summarization is a technique introduced in the book that involves gradually summarizing and extracting key insights from the information we consume. Forte explains, "Progressive Summarization is a way to make the most of your limited attention by identifying the most valuable parts of a piece of information and highlighting them."

This technique helps us distill complex information into its most essential parts, making it easier to understand and remember. By applying Progressive Summarization, we can create a knowledge base that is concise, yet contains the most valuable insights. This method is particularly useful in the age of information overload, where we are constantly bombarded with vast amounts of content.

Lesson 3: Leveraging the Power of Networks

Another important lesson from the book is the power of networks and the value of connecting ideas and people. Forte explains, "A key feature of a second brain is that it leverages the power of networks: networks of ideas, networks of people, and networks of tools."

By actively seeking out diverse perspectives and engaging in meaningful conversations, we can expand our knowledge and generate new ideas. Forte encourages readers to participate in communities of like-minded individuals, attend conferences, and collaborate with others. Through these connections, we can tap into a collective intelligence that goes beyond our individual capabilities.

3 Practical Applications from the Lessons:

Practical Application 1: Implement a Digital Organization System

One practical application is to implement a digital organization system using note-taking apps, cloud storage, and tagging systems. By capturing and categorizing information, we can easily retrieve it when needed and free up mental space for more creative thinking.

Practical Application 2: Use Progressive Summarization

Apply Progressive Summarization to the information you consume. Start by highlighting and summarizing the most valuable parts of articles, books, and videos. Over time, refine and distill these summaries further to create a concise knowledge base.

Practical Application 3: Build a Network of Ideas and People

Actively seek out communities, conferences, and networking opportunities to connect with like-minded individuals. Engage in discussions, share ideas, and collaborate to expand your knowledge and generate new insights.

3 Reverse Thinking Notes:

Reverse Thinking Note 1: Relying Solely on Memory

If we were to disregard the advice in "Building a Second Brain" and rely solely on our memory to store and recall information, we would be setting ourselves up for potential chaos. Our memory is fallible, and trying to retain everything in our minds can lead to overwhelming cognitive load. As Tiago Forte, the author, explains:

"We use our working memory to think, reason, and solve problems. But when we try to store too much information in it, we overload it and cognitive performance suffers."

By relying solely on our memory, we risk forgetting important details, missing out on valuable insights, and being unable to make connections between ideas. In contrast, by implementing the techniques shared in the book, such as externalizing our thoughts through digital tools and organizing information systematically, we free up our mental capacity to focus on higher-level thinking and creative pursuits.

Reverse Thinking Note 2: Neglecting Progressive Summarization

One of the key techniques discussed in "Building a Second Brain" is Progressive Summarization, a process of distilling information to its most valuable essence. By neglecting this technique, we run the risk of drowning in an overwhelming sea of information without being able to extract its true value. Without summarizing and distilling information, we miss out on the opportunity to uncover insights, identify patterns, and make informed decisions.

Imagine a scenario where you are researching a complex topic for a project. Without applying Progressive Summarization, you might find yourself lost in a maze of articles, notes, and resources, unable to extract the key takeaways. On the other hand, by actively engaging in Progressive Summarization, you can condense the information into concise and meaningful summaries, making it easier to revisit and utilize later. This enables you to leverage the knowledge you have gathered effectively and apply it in your work or creative endeavors.

Reverse Thinking Note 3: Isolating Ourselves

In "Building a Second Brain," the importance of networks, both of ideas and people, is emphasized. However, if we choose not to actively seek out and engage with these networks, we limit our growth and potential for innovation. By isolating ourselves, we miss out on the collective intelligence and diverse perspectives that can enhance our understanding and creativity.

Think about a situation where you are working on a project or trying to develop a new idea. By actively participating in communities, attending conferences, or collaborating with others, you expose yourself to different viewpoints and fresh insights. This exposure can spark new ideas, challenge your assumptions, and push the boundaries of your thinking. By isolating ourselves, we deny ourselves the opportunity to tap into the wealth of knowledge and inspiration that exists beyond our individual perspectives.

In summary, "Building a Second Brain" highlights the pitfalls of relying solely on memory, neglecting techniques like Progressive Summarization, and isolating ourselves from networks. By embracing the principles shared in the book, we can avoid these consequences and unlock our full potential for innovation, productivity, and creative thinking.

3 Other Important and Relevant Books:

"Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World" by Cal Newport - This book explores strategies for cultivating deep focus and concentration in an age of constant distractions. It complements the concept of building a second brain by emphasizing the importance of deep work for maximum productivity and creativity.

"The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload" by Daniel J. Levitin - Levitin provides insights into how our brains process and organize information, offering practical strategies for managing information overload. This book can deepen our understanding of the cognitive benefits of building a second brain.

Classic and Timeless Book: "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" by David Allen - This influential book presents a comprehensive system for managing tasks and projects, helping readers achieve a state of "mind like water." It aligns with the principles of building a second brain by providing strategies for organizing and prioritizing work.

English Section:

1. Capturing - recording or saving information for future reference

2. Organizing - arranging or structuring in a systematic way

3. Progressive Summarization - a technique of gradually summarizing and extracting key insights from information

4. Distill - to extract the essential part or meaning of something

5. Overload - an excessive amount or load

6. Cognitive - relating to mental processes such as thinking, learning, and understanding

7. Concentration - the action or power of focusing one's attention or mental effort

8. Distractions - things that divert one's attention or cause mental disturbance

9. Productivity - the state or quality of being productive or efficient

10. Prioritizing - determining the order of importance or urgency